La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas y empresarios con los que trabajamos prefieren ejecutar sus visiones en lugar de facturar a los clientes.
¿Te suena familiar esto?
Muchos de nuestros clientes han visto cómo utilizamos la tecnología para optimizar e integrar el marketing, y quieren saber cómo lo hacemos con las finanzas y la contabilidad.
Utilizamos una variedad de plataformas financieras para adaptarnos a cada cliente, pero tratamos de mantener todo en una o dos plataformas que se integren con nuestro software de seguimiento de tiempo, así como con el canal preferido del cliente para las facturas.
¿Cómo funciona el software de contabilidad para las pequeñas empresas?
Para las pequeñas empresas y las empresas emergentes, no siempre es posible tener un contable en la nómina. Los contables y los administradores de pequeñas empresas brindan apoyo para la gestión del equipo, el registro de documentos y los informes de fin de año. Afortunadamente, tenemos una amplia gama de herramientas a nuestra disposición para que nuestra función sea mucho más eficiente de lo que solía ser.
Nuestras principales herramientas de contabilidad son:
- QuickBooks
- Sabio
- Xero (Mac)
QuickBooks, de Intuit, sigue siendo el software de contabilidad para pequeñas empresas más fácil de usar y eficiente. Está disponible tanto para escritorio como para la nube, pero con el paso de los años he empezado a preferir la versión en la nube.
Parte de la razón por la que usamos QuickBooks es la misma que la que usamos WordPress para el desarrollo de sitios web: es popular, es un producto sólido y no desaparecerá pronto. QuickBooks es utilizado por 2,2 millones de usuarios en 100 países.
Es difícil discutir con cifras como esas, y podemos contar con que seguirá existiendo dentro de cinco años.
¿Qué pasa con la contabilidad de servicios por horas y el seguimiento del tiempo?
Lo que más importará a los propietarios de pequeñas empresas es que QuickBooks y Xero se integran con casi todo, lo que hace la vida un poco más fácil (¡especialmente cuando tienes docenas de clientes!).
Me encanta la integración de los feeds de banca en línea, la vista general de la empresa en el panel y el hecho de que puedo acceder a mis datos desde cualquier lugar desde mi teléfono. Busque un panel similar en cualquier software de contabilidad o facturación que utilice, independientemente del que elija.
¿Cómo integro el software de contabilidad para pequeñas empresas?
Utilizamos QuickBooks en gran medida porque se integra con el software de facturación y seguimiento de tiempo en la nube, lo que genera una combinación poderosa por un precio bajo. Honeypot también es una pequeña empresa y comprendemos la necesidad de mantener los costos bajos.
Una de las mejores ventajas de un software en la nube como este es que siempre está mejorando sin necesidad de descargar nuevas versiones todos los meses. También nos permite reducir los costes generales al integrarse con este tipo de plataformas y procesos:
- Software de gestión de proyectos
- Cuentas y portales bancarios en línea
- Rastros y procesos en papel digital
Esto hace que nuestra capacidad de proporcionar informes diarios, semanales y mensuales sea perfecta, tanto para informes internos como externos.
¿Qué pasa con el software de contabilidad para Mac?
Xero es el software de contabilidad más utilizado específicamente para Mac. Tiene un plan básico de inicio por $9.00 por mes, pero ofrece un conjunto de capacidades bastante limitado.
El plan Estándar es su mejor opción con Xero, ya que le brinda acceso completo a estos aspectos bastante importantes:
- Facturación
- Ingresar y registrar pagos de facturas
- Funciones de conciliación bancaria y nómina
Tanto para QuickBooks como para Xero, los paquetes estándar costarán aproximadamente $30.00 por mes. Al igual que QuickBooks, Xero tiene un panel de control fácil de leer, un conjunto de informes personalizable y capacidades para múltiples usuarios (por lo que ambos lo ayudarán a crecer con varias personas involucradas en las finanzas).
¿Debería utilizar QuickBooks o Xero?
Ambos programas tienen una gran cantidad de integraciones de terceros para gestión de proyectos, procesadores de pagos, comercio electrónico, RR.HH. y otras herramientas administrativas, y aplicaciones móviles que funcionan en plataformas iOS y Android.
Ambas opciones son buenas para las pequeñas empresas, pero Xero está más orientado a las empresas medianas y grandes, mientras que QuickBooks ha acaparado el mercado de las pequeñas empresas al hacer que las funciones estén más disponibles para los planes de nivel básico.
Todo tiene que ajustarse a tu presupuesto y a tu día a día, porque no hay otra opción para las pequeñas empresas. De una pequeña empresa a otra, esperamos que esto proporcione información y transparencia para la contabilidad en la era digital.
