La plupart des propriétaires de petites entreprises et des entrepreneurs avec lesquels nous travaillons préfèrent concrétiser leurs visions plutôt que de facturer leurs clients.

Est-ce que cela vous ressemble ?

Beaucoup de nos clients ont vu comment nous utilisons la technologie pour rationaliser et intégrer le marketing, et ils veulent savoir comment nous y parvenons avec les finances et la comptabilité.

Nous utilisons une variété de plateformes financières pour répondre aux besoins de chaque client, mais nous essayons de tout limiter à une ou deux plateformes qui s'intègrent à notre logiciel de suivi du temps ainsi qu'au canal préféré du client pour les factures.

Comment fonctionne un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises ?

En tant que petites entreprises et startups, il n'est pas toujours possible de garder un comptable sur la liste de paie. Les comptables et les administrateurs de petites entreprises fournissent un soutien pour la gestion d'équipe, les traces écrites et les rapports de fin d'année. Heureusement, nous disposons d'un large éventail d'outils pour rendre notre rôle beaucoup plus efficace qu'auparavant.

Nos principaux outils comptables sont :

• QuickBooks
• Sage
• Xero (Mac)

QuickBooks, d'Intuit, reste le logiciel de comptabilité pour petites entreprises le plus convivial et le plus efficace. Il est disponible pour les logiciels de bureau et cloud, mais au fil des ans, j'en suis venu à préférer la version cloud.

L'une des raisons pour lesquelles nous utilisons QuickBooks est la même que celle pour laquelle nous utilisons WordPress pour le développement de sites Web : il est populaire, c'est un produit solide et il n'est pas prêt de disparaître. QuickBooks est utilisé par 2,2 millions d'utilisateurs dans 100 pays.

Il est difficile de contester de tels chiffres, et nous pouvons compter sur le fait que ce sera encore le cas dans cinq ans.

Qu'en est-il de la comptabilité des services horaires et du suivi du temps ?

Ce qui comptera le plus pour les propriétaires de petites entreprises, c'est que QuickBooks et Xero s'intègrent à presque tout, ce qui facilite un peu la vie (surtout lorsque vous avez des dizaines de clients ou de clients !).

J'aime l'intégration des flux bancaires en ligne, l'aperçu de l'entreprise sur le tableau de bord et le fait que je puisse accéder à mes données depuis n'importe quel endroit à partir de mon téléphone. Recherchez un tableau de bord similaire dans tous les logiciels de comptabilité ou de facturation que vous utilisez, quel que soit votre choix.

Comment intégrer un logiciel de comptabilité pour petites entreprises ?

Nous utilisons QuickBooks en grande partie parce qu'il s'intègre aux logiciels de facturation et de suivi du temps dans le cloud, ce qui en fait une combinaison puissante à bas prix. Honeypot est également une petite entreprise et nous comprenons la nécessité de maintenir les coûts à un niveau bas.

L'un des avantages des logiciels cloud de ce type est qu'ils s'améliorent en permanence, sans qu'il soit nécessaire de télécharger de nouvelles versions chaque mois. Ils nous permettent également de réduire les frais généraux en s'intégrant à ces types de plateformes et de processus :

• Logiciel de gestion de projet
• Comptes et portails bancaires en ligne
• Pistes et processus papier numériques

Cela rend notre capacité à fournir des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels fluide, qu'ils soient internes ou externes.

Qu'en est-il des logiciels de comptabilité pour Mac ?

Xero est le logiciel de comptabilité le plus utilisé spécifiquement pour Mac. Il propose un forfait de démarrage de base pour $9.00 par mois, mais il offre une suite de fonctionnalités assez limitée.

Le plan Standard est votre meilleur choix avec Xero, car il vous donne un accès complet à ces aspects plutôt importants :

• Facturation
• Saisie et comptabilisation des paiements de factures
• Rapprochements bancaires et fonctionnalités de paie

Pour QuickBooks et Xero, les forfaits standards coûteront environ $30.00 par mois. Comme QuickBooks, Xero dispose d'un tableau de bord facile à lire, d'une suite de rapports personnalisable et de fonctionnalités multi-utilisateurs (les deux vous aideront donc à évoluer avec plusieurs personnes impliquées dans la finance).

Dois-je utiliser QuickBooks ou Xero ?

Les deux programmes disposent d'un grand nombre d'intégrations tierces pour la gestion de projets, les processeurs de paiement, le commerce électronique, les RH et d'autres outils administratifs, ainsi que des applications mobiles qui fonctionnent sur les plates-formes iOS et Android.

Les deux options conviennent aux petites entreprises, mais Xero est davantage destiné aux moyennes et grandes entreprises, tandis que QuickBooks a accaparé le marché des petites entreprises en rendant les fonctionnalités plus facilement disponibles pour les plans d'entrée de gamme.

 

Tout doit s'adapter à votre budget et à votre quotidien, car il n'y a pas d'autre option pour les petites entreprises. D'une petite entreprise à une autre, nous espérons que cela apportera un éclairage et une transparence sur la comptabilité et la tenue de livres à l'ère numérique.